Ihre internen Stakeholder bei Laune zu halten, kann ein hartes Stück Arbeit sein.

Jeder einzelne in Ihrem Unternehmen – einschließlich Ihrer Mitarbeiter, Manager, andere Unternehmensabteilungen, Führungsebenen, Verwaltungsrat usw. – bringt unterschiedliche Hintergründe und Bedürfnisse mit. Während Sie dabei sind, ein Global-Experience-Projekt zu verwalten, können Sie Ihre Erfolgschancen erhöhen, indem Sie einen internen Stakeholder-Plan erstellen.

Das Feedback der internen Stakeholder ist ausschlaggebend, um Risiken zu mindern, einen vollständigen Überblick über den Umfang eines Projekts zu bekommen und um interne Akzeptanz zu gewinnen. Dennoch kann es, gelinde gesagt, schwierig sein, Feedback zu bekommen.

Um Ihnen bei der Verwaltung all dieser schwebenden Elemente zu helfen, haben wir einige Best Practices für den Umgang mit internen Stakeholdern, selbst mit den problematischsten, zusammengestellt – für jene, denen Sie sich bei Ihrem nächsten Global-Experience-Projekt gegenübersehen werden.

1. Graben Sie tief, um die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder herauszufinden

Eigentlich logisch, doch wenn die Zeit drängt, kann man leicht dazu neigen, diesen Anfangsschritt überspringen zu wollen. Eruieren Sie die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder in 1-zu-1-Meetings mit jedem einzelnen von ihnen, um ihre Anforderungen, Befangenheiten, Ziele und Risiken herauszufinden. Indem Sie frühzeitig und ehrlich kommunizieren, erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, wie Erfolg aus ihrer Sicht aussieht und bringen Ihre Projekte früher auf das Radar der Stakeholder.

2. Bringen Sie alle Stakeholder auf einen Nenner und legen Sie es schriftlich fest.

Nachdem Sie bei Ihren Stakeholdern nach Informationen gegraben haben, sollten Sie eine Projekt-Übersicht erstellen. Hier können Sie das vollständige Projekt detailliert ausführen, sowie Budget, Zeitplan, Abgaben, Berichterstattung, Meilensteine und Erfolgskennzahlen vermerken. Die Übersicht ist auch eine Gelegenheit, Ihre Stakeholder auf Basis ihrer vielfältigen Hintergründe auf einen Nenner zu bringen.

Bonus: Bevor Sie zu weiteren Schritten übergehen, holen Sie sich für die Projekt-Übersicht die Zustimmung eines jeden einzelnen, um Konflikte in der Zukunft zu vermeiden.

3. Binden Sie die Stakeholder stets ein

Während des Projekts sollten Sie die Stakeholder regelmäßig mit Statusberichten, wie in der Projekt-Übersicht festgesetzt, aktualisieren. Dies könnte eine einfache wöchentliche E-Mail oder ein komplexeres Projekt-Dashboard sein, je nach Projektumfang. Selbst wenn die Projektphase kein Stakeholder-Feedback erfordert, sollten Sie sicherstellen, dass die Stakeholder eingebunden bleiben. Dies verhindert auch unnötige Änderungen und Erwartungshaltungen in der Zukunft.

4. Kommunizieren Sie Angelegenheiten nach oben, die einen Input von Stakeholdern erfordern.

Bestimmte Meilensteine werden das Feedback und die Zustimmung der Stakeholder erfordern. Während diese Art von Input typischerweise geplant ist, werden Sie sicherlich auch in Situationen kommen, die ungeplanten Input von Stakeholdern benötigen. Sie sollten einen Plan für beide Situationen haben, einerseits wie Sie die Stakeholder über auftretende Probleme informieren und andererseits wie sie das Feedback Ihrer Stakeholder für mögliche Lösungsvorschläge einholen können. Wenn diese Situationen auftauchen, sollten Sie nicht versuchen, sie unter den Teppich zu fegen – sondern stattdessen proaktiv die Expertise Ihrer Stakeholder erfragen.

5. Passen Sie Ihren Kommunikationsstil an

Häufig sprechen Stakeholder verschiedene Geschäftssprachen, daher ist es unsagbar wichtig, dass Sie bei der Zusammenarbeit eine gemeinsame Grundlage finden. Versuchen Sie, Ihren Kommunikationsstil entsprechend jeweiliger Prioritäten abzustimmen. Beispielsweise wird die Art und Weise, wie Sie mit dem Vertriebsteam kommunizieren, wahrscheinlich völlig anders sein, als wenn Sie mit dem IT-Team kommunizieren. Dies kann dazu beitragen, die Reibung zwischen den Abteilungen zu reduzieren und Ihnen ermöglichen, Fragen offener zu diskutieren.

6. Stoppen Sie Negativität, indem Sie transparent bleiben

Große Projekte, insbesondere Lokalisierungsprojekte, die Unternehmen dabei unterstützen, globale Erfahrungen zu erschaffen und internationales Wachstum zu ermöglichen, können zu Frustration führen. Um Negativität unter Ihren Stakeholdern zu verhindern, bleiben Sie stets transparent. Nehmen Sie sie von Tag eins an mit an Bord, senden Sie regelmäßig Berichte und stellen Sie sicher, dass Feedback/Genehmigungen bearbeitet werden. Indem Sie offen darüber sind, wie das Projekt läuft und welche Risiken Ihnen begegnen, werden Sie schlechte Stimmung reduzieren und Ihr Projekt davor bewahren, durch frustrierte Stakeholder aus dem Ruder zu laufen. Denn letzten Endes arbeiten Sie mit diesen Teams, um die gleichen Unternehmensziele zu erreichen.

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Mit internen Stakeholdern umzugehen, ist kein leichtes Unterfangen. Wenn Sie Ihre nächste Global-Experience-Kampagne aufsatteln, gehen Sie einen Moment in sich, um die Best Practices zu verstehen und diese in Ihre globale Gesamtstrategie zu integrieren. Indem Sie Ihre Stakeholder bei Laune halten, erhöhen Sie die Erfolgschancen und vermeiden interne Missverständnisse und Uneinigkeiten.

Lokalisierungsprojekte sind besonders komplex, da sie beinahe jede Geschäftsabteilung miteinbeziehen. Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie starten sollen, wenden Sie sich für eine persönliche Beratung an das Lilt-Team.