La satisfaction de vos parties prenantes internes peut nécessiter un travail herculéen.

Dans votre entreprise, tout le monde (vos collègues, vos managers, les autres services de l'entreprise, la direction, le conseil d'administration, etc.) possède une expérience et des besoins différents. Lorsque vous gérez un projet d'expérience mondiale, vous pouvez optimiser vos chances de réussite en élaborant un plan pour les parties prenantes internes.

Les retours de ces dernières sont essentiels pour réduire les risques, avoir une image complète de la portée d'un projet et assurer l'adhésion interne. Oui, il peut s'avérer difficile d'avoir des retours, c'est le moins qu'on puisse dire.

Afin de vous aider à gérer toutes les composantes et les incertitudes, nous avons rassemblé quelques meilleures pratiques pour traiter avec toutes les parties prenantes internes, même les plus problématiques, avant votre prochain projet d'expérience mondiale.

1. Faites une analyse détaillée des besoins des parties prenantes

Cela peut sembler évident, mais lorsqu'on est pris par le temps, cette première étape peut facilement passer à la trappe. Examinez les besoins de vos parties prenantes en organisant des réunions individuelles avec chacune d'elles. Cherchez à en savoir plus sur leurs exigences, leurs contraintes, leurs objectifs et leurs risques. En communiquant en amont et avec honnêteté, vous aurez une meilleure idée de la vision qu'elles se font de la réussite d'un projet, et elles prendront en compte vos projets plus tôt.

2. Faites en sorte que toutes les parties prenantes soient d'accord en détaillant le projet par écrit

Après avoir recueilli des informations auprès de vos parties prenantes, vous devriez créer un énoncé de projet. Dans ce document, vous pouvez donner plus de détails sur le projet, notamment le budget, le calendrier, les livraisons, les rapports, les étapes et les indicateurs clés de performance. Cet énoncé est également une opportunité d'aligner vos parties prenantes en tenant compte de leurs différents parcours.

Bonus : pour éviter tout conflit ultérieur, demandez à ce que tout le monde approuve cet énoncé avant de continuer.

3. Tenez les parties prenantes informées

Pendant le projet, vous devez régulièrement informer les parties prenantes en utilisant des rapports d'état, tels que définis dans l'énoncé du projet. Vous pouvez simplement envoyer un e-mail hebdomadaire ou utiliser un tableau de bord de projet plus complexe, en fonction de la portée du projet. Même si le projet ne nécessite pas de retour des parties prenantes à chaque étape, veillez à les tenir informées. Vous pourrez ainsi éviter les changements inutiles et les attentes irréalistes.

4. Faites remonter les questions qui nécessitent une contribution des parties prenantes

Certaines étapes nécessiteront un retour et une approbation des parties prenantes. Bien que ce type de commentaires soit généralement planifié, il arrivera parfois que des commentaires inattendus de parties prenantes vous soient d'une grande aide. Vous devriez établir un plan pour, à la fois, informer les parties prenantes des problèmes qui se posent et recueillir leurs retours pour une résolution potentielle. Lorsque ces questions se posent, n'essayez pas de les cacher sous le tapis. Soyez proactif et demandez l'expertise de vos parties prenantes.

5. Adaptez votre style de communication

Les parties prenantes parlent souvent différents langages professionnels. Il est donc essentiel que vous trouviez un terrain d'entente pour collaborer. Essayez d'adapter votre style de communication en fonction de leurs priorités. Par exemple, la manière dont vous approchez l'équipe des ventes sera probablement complètement différente de la manière dont vous communiquez avec l'équipe informatique. Cela peut vous aider à réduire les frictions entre les services et à discuter plus ouvertement.

6. Mettez un frein à la négativité et restez transparent

Les grands projets, notamment les projets de localisation qui aident les entreprises à développer des expériences mondiales et à favoriser la croissance à l'international, peuvent générer de la frustration. Afin d'empêcher la négativité d'envahir vos parties prenantes, restez transparent. Incluez-les dès le premier jour, envoyez-leur des rapports régulièrement et assurez-vous que les retours et approbations sont traités. En faisant preuve de transparence sur le déroulement du projet et les risques rencontrés, vous réduisez les mauvais sentiments et empêchez la frustration des parties prenantes de faire capoter votre projet. Après tout, vous travaillez avec ces équipes pour atteindre ensemble les objectifs de l'entreprise.

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La gestion des parties prenantes internes n'est pas facile. En vous embarquant dans votre prochaine campagne d'expérience mondiale, prenez un moment pour comprendre ces meilleures pratiques et les intégrer dans votre stratégie mondiale. En veillant à ce que vos parties prenantes restent satisfaites, vous aurez plus de chances de réussir et d'éviter les malentendus et les litiges internes.

Les projets de localisation sont particulièrement complexes et impliquent presque tous les services de l'entreprise. Si vous ne savez pas par où commencer, contactez l'équipe de Lilt pour profiter d'une consultation personnalisée.