Mantener a tus partes interesadas internas satisfechas puede ser una tarea hercúlea.
Todos en tu empresa (incluidos tus compañeros de trabajo, los gerentes, otros departamentos de la empresa, los ejecutivos de alto rango, la junta directiva, etc.) tienen diferentes formaciones y necesidades. Cuando gestionas un proyecto de experiencia global, puedes aumentar tus probabilidades de éxito elaborando un plan para las partes interesadas internas.
Los comentarios de las partes interesadas internas son críticos para minimizar los riesgos, acceder al panorama completo del alcance de un proyecto y lograr la aceptación interna. Sin embargo, recibir comentarios puede ser como mínimo, difícil.
Para ayudarte a gestionar todas estas piezas móviles, hemos recopilado algunas mejores prácticas para tratar con las partes interesadas internas más problemáticas antes de tu próximo proyecto de experiencia global.
Parece obvio, pero cuando tienes poco tiempo, podrías fácilmente saltear este paso inicial. Investiga las necesidades de las partes interesadas mediante reuniones individuales con cada una de ellas para conocer sus requisitos, limitaciones, objetivos y riesgos. Al comunicarte con tiempo y abiertamente, tendrás una mejor idea de cómo sería el éxito desde su punto de vista y pondrás tus proyectos en su radar antes.
Después de obtener información de las partes interesadas, debes crear un resumen del proyecto. Allí puedes detallar el proyecto completo, lo que incluye el presupuesto, los plazos, las entregas, los informes, los hitos y los indicadores clave del desempeño (KPI, por sus siglas en inglés). El resumen también es una oportunidad para alinear a las partes interesadas según sus formaciones.
Bono: Obtén la aprobación de todas las personas en este resumen antes de avanzar para evitar conflictos en el camino.
Durante el proyecto, debes actualizar a las partes interesadas con regularidad con informes de estado, según lo que se defina en el resumen del proyecto. Esto podría ser un simple mensaje de correo electrónico semanal o un panel de proyecto más complejo, según el alcance del proyecto. Aunque la etapa del proyecto no requiera comentarios de las partes interesadas, asegúrate de mantenerlas informadas. Esto también evita cambios innecesarios y defraudar las expectativas.
Ciertos hitos requerirán comentarios y la aprobación de las partes interesadas. Si bien este tipo de aporte suele estar planificado, seguramente habrá momentos en los cuales necesites la intervención de las partes interesadas de manera inesperada. Debes tener un plan para informar a las partes interesadas sobre los problemas que surgen y para obtener comentarios de ellas para posibles resoluciones. Cuando surjan estos problemas, no intentes esconderlos bajo la alfombra. En cambio, sé proactivo y recurre a la experiencia de las partes interesadas.
Con frecuencia, las partes interesadas hablan diferentes lenguajes empresariales, así que es fundamental que encuentren un terreno en común para colaborar. Trata de adaptar tu estilo de comunicación según sus prioridades. Por ejemplo, la forma en que abordas al equipo de ventas probablemente sea completamente distinta a la que utilizas con el equipo de tecnología informática. Esto puede ayudar a reducir la fricción entre los departamentos y te permite analizar los asuntos de manera más abierta.
Los grandes proyectos, especialmente los proyectos de localización que ayudan a las empresas a desarrollar experiencias globales y posibilitar el crecimiento internacional, pueden causar frustración. Para prevenir la negatividad en las partes interesadas, mantén la transparencia. Inclúyelos desde el primer día, envía informes regulares y asegúrate de que sus opiniones/aprobaciones se tengan en cuenta. Al ser sincero con respecto a cómo va el proyecto y los riesgos a los que te enfrentas, reducirás los sentimientos negativos y evitarás que la frustración de las partes interesadas descarrile tu proyecto. Después de todo, trabajas con estos equipos para lograr los mismos objetivos de la empresa.
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Gestionar a las partes interesadas internas no es una tarea fácil. Cuando te embarques en tu próxima campaña de experiencia global, tómate un momento para entender estas mejores prácticas e incorporarlas a tu estrategia global en general. Al mantener satisfechas a las partes interesadas, tendrás una probabilidad más alta de éxito y evitarás los malentendidos y las disputas internas.
Los proyectos de localización son complejos e implican la participación de casi todos los departamentos de la empresa. Si no estás seguro de cómo empezar, comunícate con el equipo de Lilt para una consulta personalizada.